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会社でのお客様にお茶を出すタイミングについて

うちの会社はワンフロアが見渡せる状態でその中に商談スペースはあるのですが来客室というのはありません
すぐに席に座られる場合はいいのですが、向こうがメーカーの場合（こっちが客の場合）しばらくこちらの担当者の席の近くで立ち話をされます
なので、席に着かれてからお茶を出そうと思っていたら席に着いた途端先輩がこちらに隙を与えない速さでお茶を出し、
後で気が利かないと言われました。
この場合どうすれば良かったのでしょうか？
立ち話中に近くのデスクにお茶を置いておいた方が良かったのでしょうか？

事務員です。
それはちょっと先輩の

意地わるが見え隠れしてますね・・・。
質問者さんはな～にも悪くないと思います。
業者の方はお茶を飲みに来られてるのではないですから・・・

私だったら・・・お茶の通販なら宇治園ですと言いたい。

１．業者さんが立ち話を始めてしばらくしたら
「こんにちは。いつもお世話になります。お茶を入れますのでよろしかったらお座り下さい。」と
商談スペースに行ってもらうように促す。
お茶を出すスペースが他にあるなら、会話の途中でも隙を見つけて「お茶が入りましたのでどうぞ。」と出しちゃう。